SEPA COMO LOGRAR QUE SU COMIDA DE NEGOCIOS NAVIDEÑA SE DESARROLLE CON NORMALIDAD

Comunicación y Practica explica al empresario las ventajas de organizar un buen protocolo en este tipo de reuniones.
En época de celebraciones navideñas las reuniones en casa, comidas de negocio, dentro y fuera de la empresa, se multiplican por doquier. Todas ellas requieren además de una correcta organización, la aplicación de ciertas claves de protocolo con el objeto de poder ofrecer un trato cordial y agradable a los diferentes invitados. El protocolo no sólo permanece vigente pese a sus detractores, sino que últimamente asistimos a un auge del mismo.

Se hace imprescindible por tanto conocer las pautas básicas del protocolo social y empresarial para aplicarlas en presentaciones, reuniones y comidas. Ser un buen anfitrión y/o un invitado correcto aseguran el éxito personal y profesional.

En opinión de Carmen Thous, profesora de Protocolo Empresarial de la Universidad Francisco de Vitoria, y profesora del Curso sobre Protocolo que imparte Comunicación y Practica a diversos directivos, estas son algunas claves para que nuestra comida navideña funcione correctamente:

a)Actividades previas a la celebración.

Envíe con suficiente antelación las invitaciones adjuntando un plano o callejero en el caso de que se trate de un lugar alejado del casco urbano o de difícil acceso.

Confirme las asistencias lo más exactamente posible, ya que le facilitará fijar las precedencias que deberá establecer a la hora de distribuir adecuadamente a los invitados en las mesas.

Llegue al lugar de la celebración con un mínimo de media hora de antelación lo que le facilitará hacer reajustes de última hora si son necesarios, supervisar el escenario del acto y recibir convenientemente a los invitados.

b)Utilice el aperitivo como estrategia antes de sentarse en la mesa.

El “piscolabis” sirve para dar la bienvenida a todos y que los invitados se vayan conociendo.

Debe comenzar a la hora prevista de la convocatoria, y su duración óptima es de 15-20 minutos, plazo suficiente para que se vayan incorporando todos los comensales, momento en el que el anfitrión dará el brazo a la señora de mayor importancia para pasar al salón donde se celebra la comida.

c) Fije las presidencias y ordene a sus invitados.

Proceda a ordenar a sus invitados, recordando que tras fijar las presidencias reservadas a los anfitriones, el resto de los invitados se ubicarán a derecha y a izquierda de la presidencia respectivamente de forma alterna, en relación a su orden de importancia/categoría.

Recuerde que los caballeros y las damas deberán estar intercalados. Para evitar el caos es recomendable señalar con tarjetas los sitios de los comensales, situar planos de las mesas a la entrada del salón, o bien contar con personal auxiliar que proceda a acompañar personalmente a los invitados a su lugar asignado.

d)Emplee un interprete si no domina los idiomas.

El intérprete debe comer antes o después, pero nunca durante el tiempo que lo hacen a quienes traduce (sería muy maleducado hablar con la boca llena).

La colocación habitual de esta "figura" es entre los dos personajes ligeramente retirado hacia atrás.

e) El menú adecuado: Intente elegir una comida que pueda satisfacer al total de los invitados. Tenga en cuenta en la elección posibles condicionantes de sus comensales ( vegetarianos, alérgicos, etc...) No escatime innecesariamente, y riegue el menú con buenos vinos.

No se olvide de que este se sirve por el lado derecho, mientras que los platos por el izquierdo, y se retiran por el derecho.

Comer con moderación es lo adecuado.

Beber con prudencia evitará situaciones indeseadas.

f)Conversaciones y sobremesa. Temas de salud, política, fútbol y sexo deben evitarse. La sobremesa sin embargo, en un ambiente más distendido propiciará el acercamiento de posturas y es el momento idóneo para cerrar posibles negociaciones en encuentros empresariales.

g) Discursos y Brindis. Una de las costumbres en cenas de gala, media gala, o cualquier otro tipo de banquete con cierta formalidad son los discursos y los brindis.

Por regla general, al final del acto dicen unas palabras, el anfitrión y el invitado de honor (por este orden). La regla básica para un discurso, es la brevedad. Respecto al brindis tras la comida tenga en cuenta que las copas nunca se chocan, sólo se hace el gesto o se acercan.

h)Concluye la comida: El o los anfitriones deberán despedirse uno a uno de los invitados. Si es usted el invitado agradezca la deferencia. Evite las despedidas interminables.

i)Su imagen personal es importante, puesto que es su tarjeta de visita.

Vaya vestido de forma elegante y adecuada, siendo la mejor elegancia aquella que no se nota. No viene mal conocer las técnicas del saber estar; poder mantener una eficaz comunicación y dar la mejor imagen de uno mismo.

No hay que olvidar que te reciben según te presentas y te despiden según te comportas.

“Normalmente el modelo formativo es bastante dinámico; se suelen integrar explicaciones teóricas amenas y divertidas con ejercicios prácticos de role-playing (individuales y eficaces indica Cristina Cancela, coordinadora docente de Comunicación y Practica.

De hecho la clase final es organizar una Cena de Gala en un conocido restaurante de Madrid donde los directivos formados demuestran que han aprendido estos conocimientos.

”En este tipo de actividades se prepara a los asistentes ante los nuevos retos de las empresas y la calidad de servicios a través de la imagen.

También se les orienta hacia una cultura de imagen de empresa en sus máximas de protocolo de “saber estar” y “saber hacer”.

Y, por último se desarrollan las habilidades y capacidades de organización y gestión de actos ajustados a las necesidades de la empresa.

“En definitiva lo que pretendemos, se insiste desde Comunicación y Práctica, es que el profesional pueda organizar y poner en marcha cualquier acontecimiento desarrollado en la propia empresa.

Comunicación y Práctica celebrará durante el 2004 sus primeros diez años de existencia.

Vertebra su actividad en dos grandes áreas; una encaminada en formar al profesional que realiza los estudios de Ciencias de la Información, cuyo futuro es el de periodista, locutor o creativo de publicidad y la otra, de carácter empresarial que ofrece a los directivos que ejercen la función de portavoces en su empresa la posibilidad de formarse o reciclarse en los últimos conocimientos o tecnologías existentes.

En el primer terreno, el área audiovisual ha formado a profesionales de las principales emisoras de radio y cadenas de televisión.

Sobre el campo empresarial se combinan los cursos abiertos para directivos de cualquier empresa con la gestión del FORCEM a nivel de comunicación.

En total cerca de 3.000 profesionales han pasado por sus aulas a través del medio millar de cursos impartidos hasta la fecha.

Para más información

Luis Javier Sánchez

Responsable Comunicación y RRPP

670752083-915155012