VARIABLES QUE INFLUYEN EN UNA REUNIÓN

Existen variables del grupo que condicionan el desarrollo de una reunión. Veamos a continuación algunas de éstas variables:

* El tamaño del grupo: Podemos hablar de tres distintos tamaños de grupo. Un grupo pequeño , conformado por hasta doce personas, es aquel en el cual los integrantes pueden relacionarse cara a cara y la participación se vuelve muy activa entre los miembros.

Un grupo mediano , conformado por más de doce personas y menos de cuarenta; también se puede lograr participación activa de los miembros, aunque no sea tan espontánea como en un grupo pequeño. A veces es mejor subdividirlo en grupos mas pequeños para provocar una mayor participación en un menor lapso de tiempo.

Un grupo grande , compuesto por más de cuarenta personas, suele suceder que los miembros en forma espontánea forman subgrupos al interior del mismo. Cuando se convoca a un grupo tan grande, generalmente la convocatoria es de carácter informativo o divulgativo.

* Los objetivos del grupo: Cuando los propósitos de una reunión se encuentran centrados en el contexto de los objetivos más generales que persigue el grupo, se incrementa la posibilidad de éxito de la reunión. Por ejemplo, en una comunidad de jóvenes, cuando se trabaja, el grupo estará más centrado en la tarea que cuando asiste a una festividad.

* Heterogeneidad (homogeneidad) del grupo: Se encuentra condicionada por diversos factores, tales como edad, género, nivel socioeconómico, nivel educativo, sentido de pertenencia al grupo, etc.

Cuando existe un denominador común a los participantes y esta factor es el que los enlaza, entonces, es ahí donde se debe centrar la reunión.

Un grupo puede ser muy heterogéneo en cuanto a sus atributos, pero puede tener un factor común que los cohesiona, verbigracia, los hijos, seguridad ciudadana, etc.

La homogeneidad y la heterogeneidad en un grupo presentan ventajas y desventajas. Un grupo homogéneo tiende a relacionarse de una manera más rápida, debido a que sus integrantes presentan valores e intereses comunes.

En los grupos heterogéneos existe un gran potencial, debido precisamente a la pluralidad de experiencias que sus miembros poseen y pueden aportar al momento de llevar a cabo la reunión.

* Personajes en el grupo: En toda reunión participan determinados tipos característicos de personalidades, a las cuales hay que saber cómo manejar durante el desarrollo de la misma. Más adelante dedicaremos una lección para tratar éste asunto con más detalle.

* Recursos: entre los recursos con que se cuentan podemos mencionar los humanos (creatividad, capacidad de trabajo, etc.), materiales (local, fondos, etc.), y el tiempo. Dependiendo de los recursos con que se cuenta para realizar una reunión, así será la forma en que la misma se lleve a cabo.

* Efecto multiplicador del facilitador: Cuando el facilitador de la reunión logra motivar al grupo reunido para aprovechar los recursos y lograr sus propósitos, y todo esto, centrado en el grupo, se encuentra brindando normas para que el resto de los integrantes aprendan a facilitar reuniones.

* Frecuencia de las reuniones y permanencia de sus miembros: Un factor determinante es la frecuencia de las reuniones.

Un grupo que se reúne periódicamente (por ejemplo, semanalmente) requiere de una facilitación muy diferente de otro que sólo se reúne un par de veces al año.

De igual manera, un grupo en que sus miembros son libres de asistir o no, y por lo tanto su composición cambia constantemente, el lograr una participación es mucho más difícil que en un grupo sólido con relación a la asistencia.

* Distribución de la autoridad: la autoridad es el principio coordinador de las responsabilidades del grupo al momento de llevar a cabo la reunión.

Funda las bases en cuanto a cómo conseguir los objetivos. La autoridad que guía al grupo ocurre de diferentes maneras y en distintos grados, dependiendo de lo que está viviendo el grupo en cuanto a los planes de trabajo, la organización y las relaciones afectivas.

Las cualidades o atributos de quién ejerce la autoridad son útiles solo en la medida en que sirven a los requerimientos del grupo. Como éstos van transformándose a cada instante, las cualidades necesarias para cumplir su rol, también son diferentes.

Esto brinda posibilidades a la actuación de cada uno de los participantes del grupo en algún momento, haciendo del liderazgo y convirtiéndolo en una función compartida, una propiedad del grupo.

* Estructura: entre los aspectos estructurales más importantes podemos mencionar: la distribución entre los miembros, de las obligaciones de cada uno, tareas, roles, y la organización de recursos y tiempo con que cuentan.

La estructura debe ser lo mas flexible posible, para adaptarse a cada tarea del grupo. Una revisión continua de la estructura grupal garantiza ésta adaptación.

* Normas: los integrantes de un grupo se comportan de acuerdo con patrones, de maneras previsibles porque sus conductas están guiadas por expectativas comunes interiorizadas.

Estas expectativas y formas de comportamiento contribuyen a configurar la historia del grupo que enlaza a sus integrantes. Estos cánones definen el clima de un grupo; constituyen fuerzas poderosas con respecto a la resistencia al cambio.

Sin embargo, la creación de normas que originen la apertura interpersonal, la colaboración y la tolerancia, pueden incrementar la flexibilidad del grupo