Las tareas en una reunión.PLANIFICACIÓN DE LA REUNION

El modelo Deepand* se compone de siete labores frecuentes que se dan en las reuniones de trabajo. En una buena reunión hay que aminorar (si bien no excluir) las funciones de descripción, previsión y negociación, que pueden ser efectuadas en otros instantes, y hay que fortalecer las actividades de explicación, evaluación, formulación de alternativas y decisión.

Tarea


Acción


Meta


Pregunta típica


Ejemplo

Describir


Exponer o relatar hechos que estén detallados en el proyecto en cuestión.


Construir conocimiento


¿Qué? ¿Cuál? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Cuándo?


Presentar un cuadro con estimaciones de costes

Explicar


Revelar la línea de raciocinio


Entendimiento profundo


¿Por qué?

¿Por qué no?


Articular soluciones con los prerrequisitos del proyecto

Evaluar


Valorar la eficacia de las alternativas


Ordenar las alternativas


¿Cuál es la mejor?

¿Cumple con los requisitos?


Demostrar que la alternativa Z es más barata que alternativa W, o que no hay suficiente inversión para la opción Z.

Prever


Establecer valores dados los escenarios futuros


Elaborar información nueva sobre el proyecto


¿Qué pasaría si...?


Mostrar en un escenario cuánto costaría un cambio en un material de producción específico

Formular alternativas


Originar nuevas alternativas de solución


Elaborar información nueva sobre el proyecto


¿Qué tal esta nueva alternativa?


Proponer un sistema centralizado para la ventilación de la fábrica

Negociar


Convenir tareas y compromisos


Determinar el responsable de ejecutar las tareas


¿Quién hará o será responsable por ...?


Precisar la empresa a cargo de lograr una autorización de un organismo fiscal

Decidir


Elegir la alternativa que se seguirá (o evadirá)


Compromiso con el resultado


Entonces haremos...


Optaremos por ceder la sociedad X a la compañía Y

* El nombre Deepand (García, Kunz y Fischer, 2003), viene de las iniciales de las tareas en vocablo inglés: Describe, Explain, Evaluate, Predict, Formulate Alternatives, Negociate y Decide.

De la convocatoria a una reunión.

Una reunión no es más que una herramienta de trabajo; une a individuos diferentes en sus ideas y forma de pensamiento, en el discernimiento de las cosas y en su manera de ser.

La reunión permite la mezcla de ideas y el tráfico de información para llegar a la toma de decisiones en conjunto.

¿En qué momento hay que convocar una reunión?

Podemos considerar que depende de la situación, pero algunos ejemplos específicos pueden ser los siguientes:

• El director, gerente general o presidente de una empresa necesita información complementaria sobre algún proyecto de importancia para el futuro de la compañía.

• Para hacer partícipe de la decisión al equipo de trabajo.

• Para aclarar algunas situaciones que no se encuentran bien especificadas y no se quiere tomar una decisión dictatorial.

• Para solucionar y erradicar problemas que surjan mes a mes, y que desean resolver de una vez por todas.

• Para aclarar dudas sobre un tema específico, los colaboradores solicitan tener una reunión.

• Están ocurriendo problemas que afectan la productividad de la organización, y entre todos lo buscan una solución al mismo .

• Sucede una situación problemática, y no hay nadie encargado porque la situación es un poco confusa y nadie se hace cargo .

Como puede observarse, cada reunión requiere de un proceso en particular. Algunas sesiones se realizan con un grupo de 5, 6 o 7 personas, otras con un número de participantes mucho mayor, dependiendo de la magnitud del problema y de lo que está en juego dentro de la empresa