¿Cómo elegir ejecutivos para una reunión?PLANIFICACIÓN DE LA REUNION

¿Cómo elegir ejecutivos para una reunión?

En primer lugar, es recomendable consultar la posibilidad de designar a un coordinador ajeno al grupo en cuestión. Esto posiblemente le brinde considerable fuerza en el ejercicio de su función.

También, debe buscarse la designación de un perito en la temática a tratar, a fin de que funja como espectador, cuando así sea requerido y las normas de la compañía lo permitan. Esta persona puede durante la reunión o fuera de ella, opinar y criticar lo expresado en la sesión.

Además, siempre es necesario nominar a una secretaria para el papel o tarea de registro; en otros no. Regularmente la operación de registro se distribuye entre el presidente y el moderador quienes, al concluir la reunión, intercambian e integran apuntes.

A continuación se presentan algunos de los formatos que pueden utilizarse para llevar un registro al momento de desarrollarse la reunión (todos han sido tomados de Erasmo Barbosa Cano).



Ejemplo de un formato de control para el Presidente de la reunión.

META O RESULTADO


RESPONSABLE


LOGRO OBTENIDO


OBSERVACIONES







Ejemplo de un formato de control para el Moderador de la reunión.

TEMA O ASUNTO


RESPONSABLE


TIEMPO ESTIMADO


TIEMPO REAL


OBSERVACIONES





Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunión informativa.

TEMA O ASUNTO


REACCIONES Y COMENTARIOS


NOMBRE





Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunión de negociación.

ACUERDOS


RESPONSABLE (S)


FECHA DE INICIO


FORMA Y NUMERO DE VOTOS





Ejemplo de un formato de control para el Secretario de la reunión consultiva.

NOMBRE


OPINIONES


SUGERENCIAS