Fase de finalización de la reunión.DIRECCIÓN DE LA REUNIÓN

Fase de finalización de la reunión.

El moderador debe promover en el grupo un análisis de lo vivido, de los hallazgos del grupo, a fin de que sus miembros tenga una claro juicio del punto en donde se hallan; de cómo ha sido el camino recorrido hasta ahora, qué se hizo bien y conviene mantenerlo.

Qué se hizo mal y conviene evitar repetir para la próxima reunión, qué actividades faltaron cumplir en el corto, mediano y largo plazo, etc. En definitiva, realizar una evaluación y autoevaluación del desarrollo de la reunión.

Al acercarse el final de la sesión, hay que tomar en cuenta y verificar de manera detallada los siguientes puntos:

• Revisar el control de acuerdos del secretario, y confrontarlos con el pleno, para que queden claramente definidos.

• Prevenir la inserción y la realización de mecanismos de supervisión de los acuerdos concertados y de los variaciones a que ello dé lugar, por ejemplo nuevas obligaciones, nuevos esquemas de rendimiento, medidas a tomar o evitar, procesos, etc.

• Establecer fechas límite, con el calendario y la agenda en la mano, preponderantemente en presencia de todo el grupo, sancionándolos.

• Designar responsables o supervisores. Los encomendados del seguimiento y los encargados de la ejecución.

Debemos tomar en cuenta que el objetivo no estará alcanzado en este momento, sino hasta cumplir, obedecer, hacer o dejar de hacer lo acordado en la reunión.

Un principio claro es “no dejar las ideas en el aire”, es necesario que queden plasmadas en papel, dejarlas por escrito, para que puedan ser llevadas a la práctica.

Cierre de la reunión.

En esta etapa, muchos autores aconsejan dedicar algunos minutos a fin de eliminar las tensiones que ocurren como algo normal en los equipos de trabajo, a través de alguna actividad o dinámica grupal que, prioritariamente, no consuma mucho tiempo.

Finalmente, agradezca a todos la asistencia, interés, y aportes a la reunión. Concluya la sesión a tiempo, así respetará los planes y programas subsiguientes de los participantes.

Formulario para evaluar una reunión de trabajo.

A continuación se presenta una adaptación de un formulario que bien puede ser utilizado por ustedes para evaluar las reuniones que desarrollen en su ámbito laboral o profesional.

Nombre de la empresa
Nombre del Departamento
Nombre de la reunión
¿Al finalizar la reunión, usted MB
¿Se aclararon dudas y se MB
se encuentra informado del Bueno
brindaron causas y B
asunto por el cual se le invitó Regular
motivos? R
a asistir? Malo M
¿Se tomaron en cuenta sus MB
¿Se motivó su participación MB
discrepancias para con el B
y se le brindó suficiente B
asunto tratado? R
tiempo? R M M
¿La forma de dirigir la Si
¿La agenda de la reunión Si
reunión fue la idónea? No
fue la correcta? No
¿La moderación de la reunión Si
El ritmo de la reunión fue Dinámico
fue la idónea? No
Aburrido
¿La organización de la Si
¿El momento de llevar a Si
reunión fue la mejor? No
cabo la reunión fue No
pertinente?
¿El local elegido fue el más Si
La puntualidad de los MB
adecuado? No
participantes fue: B
¿El tiempo asignado a la Si
La atención y los MB
reunión fue conveniente? No
refrigerios brindados B
fueron: R
¿Durante la reunión se Si
¿El número de asistentes
Si
respetó su punto de vista? No
fue el adecuado? No
Si tuviere comentarios u observaciones para futuras juntas anótelos aquí:
Este breve formulario puede ser adaptado dependiendo de sus necesidades propias, lo importante es que lo utilice para evaluar la calidad de sus reuniones y así, pueda mejorar continuamente.