Eventos. ¿Qué hacer, antes, durante y después?

Desde hace algún tiempo he participado en varios eventos en latinoamérica y en ellos suceden muchas cosas. Así que hay que estar preparados para el antes, durante y después. Pues bien, para aquellos comunicadores que tienen esta gran responsabilidad de mantener al público informado, acá les tengo algunos consejos.

Antes del evento
Recuerdo que la primera vez que asistí a un evento no estaba preparada para lo que me esperaba. Fue en Uruguay en un auditorio 80% perfecto para realizar mi trabajo. Sin embargo, el 20% no perfecto, podía significar mucho, no había conexión a Internet! ¿Cómo podía difundir las noticias en tiempo real si no tenía la posibilidad de enviarlas al mundo inmediatamente? Pues estas son algunas de las cosas que debemos preparar antes de un evento:

1. Soliciten la lista de participantes para comunicarse con ellos antes del evento. Asegúrense que las personas organizadoras los presenten e indiquen a los participantes que recibirán en sus correos electrónicos las noticias del evento (además de fotografías, videos, etc.).

2. Pregunten si tendrán un lugar con conexión a Internet y si no, solicítenala, ya sea en el hotel o en una sala de Internet cercana al lugar del evento o de vuestro alojamiento. Así, una vez que finalice el día podrán enviar vuestras noticias. Eso sí, sería mucho mejor contar con un dispositivo que nos mantenga siempre conectados, estemos donde estemos, pero son un poco costosos y se puede sobrevivir sin ellos.

3. Vayan al lugar donde se realizará el evento y ubiquen los enchufes o puntos de acceso a electricidad para poder tener siempre la batería de la laptop cargada. Si es posible que el lugar que elijan esté cercano a la mesa de ponentes para que puedan tomar las fotografías de ellos y del público sin problemas. Ah! No se olviden de verificar el tipo de conexión por si necesitan un adaptador y el voltaje!

4. Si existe un equipo de periodistas o comunicadores, coordinen con ellos para saber qué notas o qué momentos del evento cubrirá cada uno. Así no duplicarán esfuerzos y tendrán mucho material que compartir con los asistentes. Coordinen además con los organizadores para que ellos les indiquen qué momentos serán los más importantes durante el evento.

5. Tengan a la mano, tanto en versión impresa como en electrónica, la agenda del día, con nombres de los expositores e información del lugar para que puedan añadirla rápidamente en vuestros artículos.


Durante el evento

1. Vayan minutos antes de que empiece el evento y ubiquen vuestros equipos en el lugar apropiado.

2. Tengan a la mano una grabadora de voz para la parte de las preguntas que es uno de los momentos más ricos de todo evento pero del que quedan pocos registros. Luego pueden utilizar estas grabaciones para subirlas en línea.

3. En los artículos no es necesario incluir toda la información que mencionan los ponentes, muchas veces presentan a su institución y sus logros, y aunque esta es información importante, hay que centrarnos en el objetivo del evento y compartir con los participantes los cómo, es decir, si alguna institución por ejemplo, es sostenible, concentrarnos en el cómo.

4. Tomar fotografías cuando el moderardor presente a los expositores y de rato en rato cuando los expositores estén hablando. En estos momentos, los primeros planos son fundamentales. No olvidarse del público, las fotografías grupales son geniales para mostrar la cantidad de personas que asisitió a un evento, pero es más gratificante para ellos, ver una foto donde puedan reconocerse en grupos pequeños o solos.

5. Durante los refrigerios, busquen a aquellas personas que quieran entrevistar, lleven su grabadora de video o de voz y tengan una pregunta específica preparada, no olviden de tomar una fotografía a la persona. Es ahora cuando deben tener preparadas sus tarjetas de presentación e intercambiarlas con los participantes, además comentarles que ustedes difundirán las noticias y si quieren ser agregados a la base de datos. Casi nadie dice que no!

6. Una vez lista la nota, pónganle un título llamativo, a veces los propios expositores dicen frases picantes, utilicen una de ellas cuando no se les ocurra nada.

7. Difundan la nota a la velocidad de la luz, entre sus contactos, las listas de interés a las que están suscritos, con los comunicadores o periodistas que están cubriendo también el evento y con la lista de participantes del evento. Ah! y no se olviden de los contactos en prensa. Básicos.

Después del evento

1. Si no alcanzaron a subir las fotografías en un espacio público (puede ser vuestro propio sitio, o sitios libres como flickr o picasa) pues éste es el momento para hacerlo, no se olviden de las descripciones.

2. Hagan una revisión del día, ¿qué funcionó y que no? Y corrijan aquello que pudo haber quedado en el aire.

3. Tomen aire libre, descansen y compartan un momento de relajo con los participantes del evento. Es en este espacio en el que se aprenden muchas cosas, a veces más de las que suceden en el propio evento.

4. Dejen cargando sus equipos :) y prepárense para el día siguiente!

Todo esto y más sucederá en un evento, es importante que identifiquen cuál es el tipo de trabajo que ustedes hacen mejor, quizá el trabajar con audio o video sea vuestro punto fuerte, pues organícense para que al final del día puedan al menos publicar un producto.