Expertos en protocolo de todo el mundo se reúnen la próxima semana en Bilbao

Bilbao será la ciudad más protocolaria del mundo la próxima semana. Cerca de 300 profesionales de 17 países celebrarán en el Palacio Euskalduna su X Congreso Internacional. A la cita, que tendrá lugar del jueves al sábado, acudirá lo más granado de la profesión, como el jefe de protocolo de la Administración Obama o su homólogo chino, que abordarán temas como el ceremonial en tiempos de crisis, la presencia de símbolos religiosos en actos oficiales o las nuevas tendencias en escenografía y organización de eventos. María Bidaurreta, coordinadora de Relaciones Externas del Museo Guggenheim, y José Bonilla, profesor de Protocolo en la Universidad de Deusto y director de la firma Nahise, pondrán el toque bilbaíno a esta cumbre internacional. Hablan con EL CORREO de un oficio con gran pasado y mucho futuro.


Tras la solemnidad de la palabra protocolo se esconde algo tan sencillo como las «normas, tradiciones y técnicas que hacen posible la ejecución de un acto», explica Bonilla. «Incluso una cena que organizas en casa con amigos lleva un protocolo», apunta Bidaurreta, «ya que ordenas el espacio, recibes a los invitados, eliges un menú...».


«Evitamos errores»


Su trabajo consiste en adaptar estas pautas a las dimensiones y el rango del acto que se vaya a organizar. Elegir el escenario del evento, confeccionar una lista de invitados, preocuparse por el servicio y la seguridad, decidir el orden de los discursos o convocar a los medios de comunicación... Éstas son algunas de las funciones que tiene que asumir un jefe de protocolo.


«En todas las empresas hay alguien haciendo estas labores sin saberlo», asegura Bidaurreta. «Lo que nosotros ofrecemos es asesoramiento profesional para dar más seguridad y evitar errores», añade Bonilla.

Sus mejores armas son el «sentido común» y una «capacidad de improvisación muy bien programada». La clave: «tratar a todos bien, pero no dar a todos el mismo trato», explica Bidaurreta.

En su trabajo, pone cara al museo más internacional del país y ha atendido a multitud de personalidades de la política y la cultura.


Su labor consiste en jerarquizar esas visitas y darles atención, según su importancia.

Por ejemplo, cuando los Príncipes de Asturias -«visitantes de nivel 1», precisa- vinieron recientemente el Guggenheim, el director general del museo y ella misma les acompañaron durante todo el recorrido.

Con otros invitados un buen recibimiento puede ser suficiente.


El museo bilbaíno es una de las pocas instituciones que cuenta con un Manual de Protocolo, redactado por la propia Bidaurreta.

Sobre esa guía, «un instrumento muy útil para instituciones como la nuestra», versará su ponencia. Pero no siempre existe una normativa a la que atenerse en materia de protocolo.

En el caso de actos oficiales, el Real Decreto 2.099/83 regula la ordenación de los cargos públicos. La norma data de 1983 y, según los expertos, «está algo obsoleta». Por ejemplo, no contempla la ordenación de los altos cargos de empresas privadas y figuras muy relevantes en el ámbito vasco, como el diputado general, se equiparan «en la ley a los diputados provinciales».

Por eso, es necesaria cierta flexibilidad.


«Demasiado clásicos»


Algo tan tradicional como el protocolo también está sujeto a las modas.

Uno de los objetivos del congreso será precisamente analizar las últimas tendencias en escenografía o tecnología para la organización de eventos.

Un ámbito en el que los bilbaínos se muestran a veces «demasiado clásicos», admite Bidaurreta. El esquema tradicional del aurresku, discursos y cóctel está tan arraigado que hay «cierta resistencia a lo nuevo».

Bonilla opina que, a veces, una presentación original «llama más la atención y logra transmitir mejor el mensaje deseado».


Según estos profesionales, «cada vez hay más mercado para la organización de eventos y se necesitan más profesionales formados en protocolo».

Sus servicios no están limitados a instituciones públicas y grandes empresas.

«Sólo hace falta un buen motivo para celebrar un acto», afirma Bonilla. Desde la presentación de un nuevo producto hasta la inauguración de una tienda de ropa».

Pero la crisis también ha golpeado al sector.

La escasez de recursos «potencia la creatividad», según Bidaurreta, para conseguir el mismo efecto «con menos dinero».

En definitiva, poca pompa y mucha circunstancia.