Las cinco reglas del Protocolo en la empresa

Hay que acabar con el mimetismo de trasladar los vectores del protocolo oficial al de empresa y recuperar plenamente el sentido del anfitrión en este tipo de eventos. La diferencia más acusada entre el Protocolo Oficial y el Protocolo de Empresa es que mientras aquél ofrece siempre una pauta de referencia (el Real Decreto 2099/83 de Precedencias del Estado) para resolver todas las situaciones, tales reglas no existen en el de las instituciones privadas, incluso cuando, como es aconsejable, dispongan de su propio manual. Cada día se presentan situaciones nuevas que es preciso resolver cuidando de que todo resulte bien y nadie se sienta en modo alguno preterido o inadecuadamente tratado.

(En los actos de Unión Fenosa, el presidente ejerce su papel relevante de anfitrión sin titubeos)

Imaginemos que en una empresa industrial se va a inaugurar una nueva línea de fabricación de componentes del automóvil. El presidente del consejo invita a la ministra de Igualdad por ser natural del lugar y una vieja conocida. El Ministerio de Industria envía a un Director General directamente relacionado con I + D. ¿Debe presidir la ministra o el director general? No debe presidir ninguno, si no el anfitrión, el presidente del Consejo de Administración. A la ministra le daremos tratamiento VIP, colocándola de modo destacado como invitada de honor, pero será el director general quien ostente la representaciòn especializada de la Administración. Hay que aplicar las reglas de la especialización y el equilibrio, nadie se debe sentir preterido y hemos destacar la valencia de cada uno; pero el anfitrión debe ejercer como tal en todo momento. Y si alguien tiene que hablar en nombre del Ministerio de Industria será obviamente quien lo represente.


Reglas para resolver situaciones

Primero: La regla de la especialización. El adecuado “Peinado”

Es decir, la confección de una serie de listas de autoridades y representaciones, según la naturaleza del acto a ordenar. Cada lista debe expurgarse previamente antes de ser cruzada con otra. Por ejemplo: en la inauguración de una exposición de los fondos pictóricos de un Banco, es decir de una actividad cultural, no cabe duda de que debe cuidarse que todas las asociaciones y entidades de este ámbito estén representadas. No necesariamente hay que invitar a todos a todo. Por lo tanto, hay que adecuar el acto a su verdadero sentido y dimensión, resaltando la representación más acorde con su propia naturaleza, dentro de unos límites razonables, entre otras cosas, al propio espacio.

Los especialistas de Protocolo denominan a esta técnica “Peinado”; es decir, cuando deben combinar una o varias listas de personalidades a invitar a un evento, generalmente cuando se trata de autoridades públicas y privadas. El “peinado” consiste en la adecuada combinación de ambas listas, aplicando a su vez el principio de “Analogía”; es decir, la similitud entre el nivel de una autoridad pública y una personalidad privada de la propia empresa o invitada. En un acto de la Fundación Cultural de un banco hemos de dar preferencia a las personalidades del mundo de la cultura sobre el resto de la sociedad.

Segundo: La regla de la ponderación

Aplicando criterios de evaluación de la valencia de cada entidad o representante en función de la propia importancia objetiva y representatividad de la institución o la persona que vamos a colocar en una lista de protocolo. Por ejemplo, en una ciudad marítima, la autoridad portuaria es un personaje relevante; pero también lo puede ser en un pequeño pueblo el director del hospital comarcal. En un determinado contexto, una personalidad o representación puede poseer un carácter del que carezca en otro. El contexto pondera o reduce la importancia de cada persona.

Tercero: La regla del equilibrio

Además de las autoridades tradicionales, las representaciones de la vida civil deben ser adecuadamente tratadas y ordenadas con criterios de escrupulosa cortesía. En todo caso, el presidente de la Cooperativa de Armadores del puerto de Vigo es mucho más importante que el comandante de Marina en un acto relacionado con la actividad económica de la ciudad. Salta a la vista o, incluso, que el capitán marítimo del puerto –autoridad oficial ahora en este ámbito- es un representante administrativo a estos efectos. Estos dos últimos son meras autoridades delegadas del Ministerio de Defensa o del Ministerio de Transportes, respectivamente, pero el presidente de los armadores es un cargo electivo de una institución que aglutina a todas las empresas pesqueras del primer puerto de Europa en esta especialidad. Tiene una doble valencia, la que la da el carácter de se elegido y la que objetivamente posee la entidad que representa. Algunas autoridades o representaciones suelen ser invitados por pura rutina, porque figuran en el listado oficial, y se olvidan a personas realmente representativas que no lo están. Luego, esa lista de autoridades públicas de debe expurgar y sustituir a quienes figuran en la misma por personajes de la vida civil realmente representativos; es decir, se deben “equilibrar” las listas, aplicando la regla del equilibrio.

Cuarto: La regla de la vinculación

Es de sentido común que, si el presidente de la Cámara de Comercio o una determinada empresa patrocinan una actividad de una entidad pública, el representante de aquella corporación o de la empresa en cuestión, han de ser colocados, en su caso, en lugar preferente dentro del acto oficial de que se trate. Ocurre con frecuencia, por ejemplo, cuando una entidad privada o mercantil sufraga los gastos de recuperación de un monumento o de cualquier otra pieza del patrimonio nacional, regional o local. En el Protocolo inglés este aspecto se cuida mucho: un patrocinador generoso puede llegar a ser colocado incluso muy cerca de la mismísima Reina.


Quinto: La regla de la tradición

Cierto que el Reino de España es un estado aconfesional y que en el Protocolo oficial no se contempla ni prevé dónde colocar a las autoridades eclesiásticas. Pero, ¿como puede ignorar el Ayuntamiento de Compostela al arzobispo de la ciudad, que fue, además, el señor de la urbe? ¿O cómo puede ignorarlo la Universidad de Santiago, que fue fundada, precisamente, por un antepasado del actual arzobispo? Por lo tanto, a falta de norma reglada, la tradición acude en nuestro socorro, con el refuerzo de que en el propio ámbito de lo jurídico, costumbres y tradiciones son fuentes de Derecho.

Lo mismo ocurre con las viejas tradiciones de bendecir los locales de una nueva empresa como parte del ceremonial de su acto de inauguración.

Estas cinco reglas, o criterios de reflexión, no pretenden ser un prontuario, sino una simple guía de razonamiento para aplicar, según el caso, a cada situación concreta. Ni quieren ser exhaustivas ni se agotan en su propia exposición. Son un mero apunte para el debate permanente. Lo dicho, el Protocolo no es una ciencia exacta. Pero hemos de hacerla lo más aproximada posible al ideal de lo correcto en cada caso.