Cuando se habla de protocolo, muchos tienden a pensar en reglas acartonadas y estrictas que hace que se pierda la espontaneidad en el desarrollo de los eventos. Por el contrario, el ceremonial y el protocolo son guías que nos orientan sobre la mejor y más sencilla manera de hacer las cosas.
En Colombia, el protocolo se basa en el decreto 770 del 82, que define las precedencias en el Gobierno, comenzando por el Presidente de la República, que siempre ocupa el lugar más destacado, seguido por el vicepresidente y por el Cardenal Primado.
Un rápido repaso del decreto evita cometer imperdonables errores a la hora de ubicar a invitados especiales como ministros, gobernadores y alcaldes, y permite establecer con precisión en qué momento y en qué orden deberán intervenir los presentes. Aunque existe una tendencia a aplanar las estructuras empresariales, los rangos nunca dejarán de existir, así como personas susceptibles al trato y a la ubicación que se les asigne. Por eso no puede dejarse a criterios individuales la definición de las precedencias dentro de la compañía; una clara definición (ojalá por escrito) del orden jerárquico, comenzando por la junta directiva, o la elaboración de un manual para la organización de eventos, ahorrará muchos inconvenientes y se convertirá en un elemento importante en el manejo de la imagen de la empresa.
Quienes han desarrollado manuales de protocolo, incluyen en ellos temas como el diseño de invitaciones, tipos y ubicación de mesas según el número de invitados, el manejo de los elementos de la imagen corporativa, tales como logos, colores y banderas, así como el uso o no de elementos decorativos como flores, obras de arte y demás.
Pero más allá del simple orden en que un gerente debe sentar a sus invitados, el protocolo incluye el tratamiento de personalidades como el presidente, prelados de la Iglesia Católica, embajadores y hasta de los miembros de la Familia Real, trato que debe incluirse en la correspondencia que se les dirija.
No menos importante es la indumentaria para cada ocasión, para evitar desentonar con el resto de los invitados. No hay nada que más comunique la importancia que le damos a nuestros anfitriones que el atuendo que se utilicemos en un evento. Imagine usted que la empresa organiza un acto de reconocimiento a sus empleados por tiempo de servicio a la compañía, acto al que asisten los empleados con sus familias. Para ellos ese será un día muy especial y por consiguiente lucirán sus mejores galas, entonces si el gerente se presenta con ropa informal estará dando a entender lo poco que a él le interesa lo que para ellos es muy importante.
Hay cosas que parecen obvias y por lo tanto no se incluyen dentro de los temas de capacitación, como es el manejo de los cubiertos, servilletas y copas. Cuando se pasa a la mesa, es común que alguien tome el pan que no le corresponde, utilice los cubiertos del postre para comerse la entrada, tome las copas de manera inadecuada y hasta en el lugar equivocado. Todo ello atentará contra la buena imagen de quien comete los errores y la de la empresa que él representa. Un corto programa de capacitación que aborde todos estos temas traerá enormes beneficios.
Ojo con los invitados extranjeros
A la hora de realizar negocios con empresarios de otros países, es muy importante conocer previamente su cultura y tener claridad sobre lo que ellos acostumbran hacer y no en las reuniones de trabajo, para así evitar inconvenientes que puedan dañar un buen contrato: saber cómo saludar, el lenguaje que debe utilizarse y los temas que no deben tratarse en una reunión de trabajo, será fundamental para causar la buena impresión que el nuevo negocio requiere. Esto y mucho más, es lo que abarca el protocolo y la etiqueta empresarial. También es importante el abrebocas del discurso, tanto en reuniones nacionales como internacionales, en el que se establecen los nombres, tratamiento y cargos de las personas a quienes se debe nombrar.
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